Sommaire du dossier :
- Espace de travail innovant : bienvenue dans l'ère dupaperless et duflex office
- Digital workplace : comment instaurer le paperless en 4 étapes
- Flex office : la recette de Danone pour transformer ses bureaux
- Génération Y : déclarée apte pour le flex office
Comment mettre enœuvreun environnementpaperlessou "zéro papier" ? En ligne de mire, créer les conditions favorables aux modes de travail à la fois mobiles etcollaboratifs. Il s’agit de ne pas se prendre les pieds dans les boîtes d’archives et de garantir l’accès à l’information voulue.
"Zéro papier" : cette expression, à la mode pendant vingt ans, faisait sourire tous ceux qui, entendant le concept, n’y voyaient que la douce utopie d’un monde sans dossier papier… Ladigitalisationdes métiers et la transformation des espaces de travail l’ont remise au goût du jour ; quand une entreprise se réorganise en interne, change de site ouréaménagetout ou partie de ces bureaux, le sujet devient une priorité.
Aménagement ambitieux
Aujourd’hui, on parle plutôt de“paperless”. Cela se veut moins définitif tout en amenant pourtant les organisations à marche forcée vers le “zéro papier”. L’enjeu est d’importance : répondre aux nouveaux modes de travail et de fonctionnement des équipes dans les entreprises. En effet, pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, les entreprises jouent la carte d’un aménagement ambitieux, à savoir supprimer les modes de rangement (fini les armoires ou casiers individuels, les armoires partagées, les étagères de rangement pour un service, la bibliothèque ouverte…) et laisser plus de place à la circulation et aux espaces ouverts, ce qui peut aller jusqu’à la suppression des bureaux attribués.
Bureau mobile
La notion de "flexoffice" (bureau mobile) est difficilement indissociable de celle dupaperless. Le second est la conséquence du premier. On rend le poste mobile car le salarié est en mouvement; en fonction de l’organisation de sa journée et des tâches qu’il a à réaliser, il va se déplacer dans l’espace: aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à unbriefen salle de réunion ou s’installer dans un box “isoloir” pour rédiger. Le bureau mobile entre dans lesmœurs.
Cela concerne toutes les fonctions de l’entreprise: du comptable à la responsableRH, sans oublier les commerciaux, les acheteurs, y compris les fonctions d’assistance. Tout le monde est soumis à la même règle, c’est tout juste si l’on tolère sur certains sites la notion de territoire. Ainsi, les équipes d’une même activité se trouveront-elles toujours implantées au même étage, sur la même zone, ne serait-ce que pour maintenir physiquement leur cohérence.
Souvent, le facteur déclencheur est lié à un projet de réhabilitation de bâtiment ou d’emménagement sur un nouveau site.
Répondre à la mise enœuvredutélétravail
Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés ou des ressources documentation à l’étage n’est pas si aisé. Le changement est à conduire, les habitudes à changer, de bonnes pratiques à mettre enœuvre, car un autre enjeu est celui de répondre à la mise enœuvredutélétravailpour les équipes. Ainsi, la notion de bureau de travail sevirtualisedéfinitivement. Ce n’est plus une table, une chaise, une ligne téléphonique et un poste connecté, c’est un espace bureautique organisé, sécurisé en terme d'accès, mobile dans son infrastructure, enrichi de ressourcesnumérisées, et connecté aux gisem*nts d’information de l’entreprise.
Toute une stratégie documentaire est à mener plusieurs mois avant le changement de site, préciseSerdaConseil qui a conduit de nombreuses organisations ces dernières années sur le chemin dupaperless. Pour faciliter l’appropriation par les équipes de leur nouvel environnement, les quatre étapes suivantes sont indispensables à respecter.
1 - S’inscrire dans un calendrier global
Il s’agit d’abord de s’inscrire dans le calendrier de mise enœuvredes nouveaux modes de travail: quand les premières expérimentations dutélétravailauront-elles lieu ? quelles sont les équipes qui testeront lecoworking? à quelle date est prévu l'emménagement sur le nouveau site?
Conduire le changement vers un environnement sans papier est donc un projet à inscrire dans un calendrier plus global. Il est nécessaire de savoir de quelle situation l’on part: combien de volumes et d’objets documentaires sont conservés dans les espaces de travail et quelles sont les outilsbureautiquesen service. La démarche consiste à enquêter auprès des équipes pour faire le relevé de tous les objets documentaires présents.
Le volume est une notion importante, mais pas essentielle. Il s’agit surtout de comprendre de quelles ressources physiques (papier, objets, dossiers…) ont éventuellement besoin les équipes au quotidien pour réaliser leurs activités, et ce qui relève d’un archivage sauvage entassé dans les armoires ou espaces de rangement.
Questionner sur les contenus et leurs utilités
Ouvrir une armoire dans un bureau n’est jamais aisé. Il faut le faire avec son utilisateur et en questionnant sur les contenus et leurs utilités. On n’est souvent pas déçu du résultat: outre les fournitures que chacun stocke “au cas où”, on trouve souvent des dossiers anciens à archiver, des objets conservés (documentation oubliée, anciens supports de campagne de communication, objets promotionnels...), voire les dossiers de son prédécesseur qu’on n’a jamais ouverts.
2 - construire des programmes d’actions
Ce relevé fait à l’échelle de l’entreprise, place à la construction des programmes d’actions. Certaines peuvent être mises enœuvrede manière immédiates, collectivement ou à l’échelle d’une équipe. On appelle cela des“quickwins”qui permettent de supprimer “l’inutile” et de se concentrer sur les fonds documentaires à numériser.
Raisonner sur une autre manière de “ranger l’information”
Tout cela nécessite de la communication très tôt dans la démarche, ne serait-ce que pour mener à bien l’enquête de situation, mais aussi pour associer tout un chacun au fait de commencer à raisonner sur une autre manière de “ranger l’information”. Lesquickwinsprennent le plus souvent la forme de“cleaningday”, de“cleanweek”, de“cleanoffice”… Appelez cela comme vous voulez, il s’agit, à travers ce type d’actions, de lancer un grand mouvement collectif qui va permettre à chacun de s’approprier la démarche.SerdaConseil, de par son expérience, recommande de mettre enœuvreplutôt des“cleaningdays”thématiques, qui permettent de traiter les objets documentaires identifiés de façon sélective: ce qui est à jeter va à la benne, ce qui est à archiver part à l’archivage, etc. Tout faire en même temps peut être un risque.
Seulement une partie en archives
La maîtrise de l’archivage participe à la réussite des programmes depaperless. Elle s’appuie sur la connaissance des délais de rétention selon les activités, le choix d’archiver des fonds documentaires de référence… Ainsi, seule une partie des dossiers papier sera transférée en archives (souvent pas plus de 20% des fonds relevés), et toujours en s’appuyant sur une procédure précise: bordereau de versem*nt, délai de conservation à appliquer, date de destruction programmée…
3 - programmer lanumérisationsur mesure
La troisième étape d’un projetpaperlessest une des plus délicates; il s’agit de construire les programmes denumérisationsur mesure, avec les équipes et en prenant en compte les critères d’identification des fonds documentaires concernés. On peut vouloir numériser les dossiers de salariés et pas seulement leurs feuilles de paie, les dossiers d’assurés si on est une mutuelle, les contrats client si on est une société de services, etc. Il faut ensuite définir le mode opératoire de cette mêmenumérisation:
- qui s’en charge?
- est-on sûr que les documents n’existent pas déjà en format bureautique?
- quels sont les index à construire pour permettre ensuite les recherches sur les documents?
- quels types de documents par dossier?
- que fait-on des documents papier après lanumérisation?
- où et comment seront accessibles les documentsnumérisés?
Autant de questions à résoudre au préalable.
Le tableau ci-contre donne un exemple de grille à renseigner avec 10 types d’informations indispensables, répartis par colonne. L’exemple qu’il reprend correspond au programme denumérisationdes dossiers de salariés d’une société de médias qui a souhaité que chaque direction en attente denumérisations’implique directement. Dans d’autres cas, les programmes de réalisation des travaux denumérisationsont confiés à des sociétés du domaine (scanningcenters, sociétés d’archivage proposant des services denumérisationsur site ou hors site, etc.).
4 - appréhender le socle bureautique
La dernière étape n’est pas la moindre; là aussi elle nécessite de se coordonner notamment avec la direction des systèmes d’information pour mieux appréhender le socle bureautique mis à disposition des salariés de l’entreprise concernée, et des projets en cours:ECM,GED,SAE, etc. Les bonnes pratiques indispensables pour que chacun s’approprie son nouvel environnement de travaildigitalisé(plan de classem*nt, règles de gestion, modescollaboratifsd’échange et de partage des fichiers…) doivent faire l’objet de sessions de sensibilisation, surtout si on offre la possibilité d’utiliser Box,SharePointou autre.
projets plus technologiques
Mais cela peut ne pas suffire, on entre alors dans la conduite de projets plus technologiques: recherche et déploiement deGed, deGedcollaborative, de gestion électronique de courrier (Gec), de système d’archivage électronique... Les programmespaperlesssont aussi des opportunités pour équiper les équipes de systèmes documentaires dotés de moteurs de recherche puissants.
A retenir
Les conditions de réussite d’un projetpaperless
Un programme réussi depaperlessest un programme qui additionne :
- des actions de communication tout au long de son déroulement ;
- des actions collectives pour permettre à tous de s’approprier le changement ;
- des actions sur mesure pour répondre aux besoins des métiers ;
- de la conduite de changement pour anticiper les inquiétudes et interrogations que développe une telle transformation des pratiques de travail ;
- de l’informatique pour offrir un socle de travail adapté etcollaboratif.
